Правила обслуживания кадровый учет

Правила обслуживания на использование интеграционного модуля «Кадровый учет».

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящие Правила устанавливают условия и порядок предоставления прав на функциональное использование Платформы «Бухгалтерия онлайн» по интеграционному модулю «Кадровый учет» (далее по тексту настоящего Приложения – Тариф, Правила).
1.2. Подключение тарифа «Кадровый учет» доступно для юридических лиц и физических лиц, зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей, и имеющих работников.
1.3. Предоставление прав на функциональное использование Платформы по Тарифу осуществляется путем регистрации личного кабинета Лицензиата на Сайте https:/psbuh.ru и оплаты Лицензионного вознаграждения в соответствии с Тарифами Лицензиара.
1.4. Определения понятий, используемых в настоящих Правилах, приведены в Лицензионном договоре-оферте.
1.5. Лицензиар вправе предоставлять Сервис по Тарифу как самостоятельно, так и с привлечением третьих лиц без согласования с Лицензиатом.

2. УСЛОВИЯ И ПОРЯДОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ТАРИФА
2.1. Право на функциональное использование Платформы по Тарифу предоставляется на:
2.1.1. Расчет заработной платы работникам Лицензиата 2 раза в месяц и соответствующих отчислений с нее, обязанность уплаты которых, назначение и размеры установлены законодательством Российской Федерации (налог на доходы физических лиц, страховые взносы и т.п.);
2.1.2. Учет премий (одна премия работнику в расчетный период), больничных, расчет отпускных работникам Лицензиата;
2.1.3. Подготовку платежных поручений на перечисление заработной платы (иных вознаграждений) работникам Лицензиата и уплату соответствующих отчислений с нее (налогов, взносов и т.п.);
2.1.4. Подготовку и передачу Лицензиату в электронном виде для вывода на печать ведомости и/или расходного кассового ордера на выплату заработной платы (иных вознаграждений) работникам Лицензиата - в том случае, если заработная плата (иные вознаграждения) выплачиваются наличными денежными средствами;
2.1.5. Предоставление Лицензиату ведомости и/или платежных поручений в электронном виде для дальнейшей их загрузки в личный кабинет банка Лицензиата в тех случаях, когда автоматически осуществить такую загрузку не представляется возможным по причинам, не зависящим от Лицензиара;
2.1.6. Подготовку кадровых документов в отношении работников Лицензиата в соответствии с п. 2.14 настоящих Правил;
2.1.7. Учет удержаний по исполнительным листам работников Лицензиата, подготовку платежных поручений на перечисление удержанных сумм;
2.1.8. Учет стандартных налоговых вычетов, на которые имеют право работники Лицензиата;
2.1.9. Подготовку одной справки 2-НДФЛ и одной справки о месте работы в год на сотрудника Лицензиата;
2.1.10. Формирование и передачу отчетов Лицензиату для предоставления их в налоговый орган и/или в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации (далее по тексту – СФР) на бумажном носителе или посредством телекоммуникационных каналов связи (в случае отсутствия у Лицензиата оформленной МЧД);
2.1.11. Оформление машиночитаемой доверенности (МЧД);
2.1.12. Формирование и отправку отчетов Лицензиата в налоговый орган и/или в СФР Лицензиаром с помощью машиночитаемой доверенности (МЧД) в случае ее оформления Лицензиату;
2.1.13. Консультирование Лицензиата посредством Коммуникационной части Сервиса, по вопросам Кадрового учета, расчета налогов и взносов, порядка формирования отчетности.
Объем предоставляемых прав на функциональное использование Платформы по Тарифу Лицензиара является идентичным в отношении каждого из работников Лицензиата.
Вознаграждение за предоставление прав на функциональное использование Платформы устанавливается в соответствии с Тарифами Лицензиара, Условиями использования отдельных сервисов и Индивидуальными условиями, в случае их предоставления Лицензиату.
В рамках Тарифа Лицензиар не осуществляет ведение учета доходов физических лиц, не являющихся работниками Лицензиата, включая, но не ограничиваясь: физических лиц - акционеров (участников) Лицензиата (в случае, когда Лицензиатом является юридическое лицо); физических лиц, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, договоры аренды, договоры процентного займа, в иных случаях, установленных законодательством РФ. Учет таких доходов осуществляется за дополнительное вознаграждение в соответствии с Тарифами Лицензиара, Условиями использования отдельных сервисов и Индивидуальными условиями, в случае их предоставления Лицензиату.
2.2. Лицензиар вправе самостоятельно выбирать даты подготовки платежных поручений, ведомостей, расходных кассовых ордеров для выплаты заработной платы (иных вознаграждений) сотрудникам Лицензиата при условии, что эта дата не будет нарушать установленный Лицензиатом и законодательством РФ срок уплаты.
2.3. Право на функциональное использование Платформы по Тарифу предоставляется исключительно на основании информации (сведений), предоставленной Лицензиатом. Информация может быть представлена в текстовом виде, в виде скан-копий или фотографий через Коммуникационную часть Сервиса.
2.3.1. Срок предоставления Лицензиатом информации (сведений и/или необходимых документов):
- для Лицензиата, которому впервые предоставлено право на использование Тарифа - в течение 2 (двух) рабочих дней с момента предоставления такого права;
- в отношении нового работника – не позднее чем за 2 (два) рабочих дня до предполагаемой даты оформления работника;
- в отношении физического лица, не являющегося работником Лицензиата - не позднее чем за 2 (два) рабочих дня до заключения договора с таким работником и не позднее чем за 2 (два) рабочих дня до расторжения договора.
2.3.2. Ответственность за любое несвоевременное предоставление документов Лицензиаром по причине нарушения Лицензиатом сроков представления информации (сведений и/или документов), указанных в п. 2.3.1. настоящих Правил, возлагается непосредственно на самого Лицензиата.
В случае, когда Лицензиату впервые предоставлено право на использование Тарифа, и срок предоставления документов Лицензиату и/или отчетности в СФР или налоговый орган выпадает на дату, на которую Лицензиар не получил от Лицензиата информацию (сведения/документы), пусть и в рамках отведенного двухдневного срока, ответственность за несвоевременное предоставление документов и/или отчетности несет Лицензиат.
2.4. Лицензиат предоставляет Лицензиару следующую обязательную информацию (сведения) о работнике:
- фамилия, имя, отчество (при наличии);
- дату рождения (число, месяц, год);
- наименование должности и трудовые функции;
- все страницы трудовой книжки (при ее наличии) и сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из электронных ресурсов СФР, кроме случая, когда трудовой договор заключается впервые;
- паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан, код подразделения);
- адрес регистрации по месту жительства или месту пребывания;
- идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
- номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
- размер оклада, установленного работнику (до вычета налогов). При этом Лицензиат самостоятельно и под свою ответственность устанавливает размер оклада работников, а также иные надбавки и компенсации, предусмотренные действующим законодательством и/или локальным актом Лицензиата. Лицензиар вправе предупредить Лицензиата о несоответствии размера установленного оклада требованиям законодательства РФ;
- информацию об имеющихся у сотрудника вычетах по налогу на доходы физических лиц (при наличии таковых);
- справку о доходах по форме 2-НДФЛ с предыдущего места работы, если работник работал в текущем году;
- информацию о способах выплаты заработной платы (наличными или безналично) и данные для ее перечисления в случае безналичных выплат;
- трудовой договор, заключенный между Лицензиатом и работником. По запросу Лицензиата Лицензиар вправе предоставить шаблон (образец) трудового договора. Лицензиат самостоятельно составляет трудовой договор на основе представленного шаблона (образца) договора, с указанием всех сведений: данные работника, наименование должности, должностные обязанности, режим работы, условие о заработной плате и прочие сведения, являющиеся уникальными для работника Лицензиата и обязательными для заключения трудового договора.
- в отношении работника, не являющегося гражданином РФ, Лицензиат дополнительно предоставляет:
скан-копию разрешения на работу или патент на работу и все чеки по нему – при приеме на работу временно пребывающего в РФ иностранного гражданина;
разрешение на временное проживание или разрешение на временное проживание в целях получения образования – при приеме на работу соответствующего временно проживающего в РФ иностранного гражданина;
вид на жительство – при приеме на работу постоянно проживающего в РФ иностранного гражданина;
полис добровольного медицинского страхования при заключении трудового договора с временно пребывающим иностранным гражданином – высококвалифицированным специалистом;
уведомление о принятии работника с отметкой органов МВД;
Расчет зарплаты (премий, отпускных, больничных) работнику, не являющемуся гражданином РФ, осуществляется за дополнительное вознаграждение в соответствии с Тарифами Лицензиара, Условиями использования отдельных сервисов и Индивидуальными условиями, в случае их предоставления Лицензиату.
- иную информацию по запросу Лицензиара в течение 2 (двух) рабочих дней.
2.5. Лицензиат для ведения учета доходов физических лиц, не являющихся его работниками, предоставляет Лицензиару следующую обязательную информацию (сведения) о физическом лице:
- фамилия, имя и отчество,
- дату рождения (число, месяц, год),
- паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан, код подразделения),
- адрес регистрации по месту жительства или месту пребывания,
- идентификационный номер налогоплательщика (ИНН),
- номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования (СНИЛС),
- документ, являющийся основанием для получения физическим лицом дохода от Лицензиата (договор, решение о выплате дивидендов и т.п.).
2.6. Лицензиат подтверждает, что, предоставляя Лицензиару сведения и/или документы для предоставления прав на функциональное использование Платформы по Тарифу, которые являются персональными данными физического лица, он действует на основании согласия этого физического лица на обработку его персональных данных, оформленного в соответствии с требованиями закона.
2.7. Лицензиат передает Лицензиару установленный график выплаты заработной платы, а также принятую им форму расчета заработной платы (сдельная, повременная и т.п.).
В рамках Тарифа ведется учет рабочего времени по производственному календарю. В случае отклонений в учете рабочего времени от производственного календаря (учет отработанного времени, выход в выходные дни, суммированный учет рабочего времени, посменный график работы и тому подобное), право на использование Интеграционных модулей (Опций) для Платформы предоставляется за дополнительное вознаграждение в соответствии с Приложениями, Условиями использования отдельных сервисов и Индивидуальными условиями, в случае их предоставления Лицензиату.
2.8. Лицензиат в срок не позднее, чем за 3 (три) рабочих дня до даты выплаты заработной платы, но не позднее 2 рабочего дня каждого месяца обязуется предоставить табель учета рабочего времени и/или иную информацию за предыдущий месяц, необходимую для расчета заработной платы работникам.
К сроку представления документов применяется правило выплаты заработной платы, когда дата выплаты приходится на выходной или праздничный день. Если дата выплаты выпадает на выходной или праздничный день, то Лицензиат представляет документы в срок до ближайшего рабочего дня, предшествующему сроку, установленному абзацем 1 настоящего пункта.
2.9. В случае, если в текущем месяце у работников были отклонения в рабочем времени по причине заболевания, командировки, ученического или ежегодного отпуска, равно как и в случае выплаты премий работникам, Лицензиат обязуется предоставить Лицензиару соответствующую информацию в следующие сроки:
- в отношении командировки – не позднее чем за 1 (один) рабочий день до начала командировки. Сведения об окончании командировки, её фактической продолжительности - не позднее рабочего дня, следующего за её окончанием.
Учет командировки осуществляется в рамках предоставления прав на использование Интеграционных модулей (Опций) к Тарифу;
- в отношении отпуска – не позднее чем за 5 (пять) рабочих дней до начала отпуска;
- по причине заболевания: сведения об открытии больничного листа – не позднее дня, когда об этом стало известно Лицензиату, о закрытии больничного листа – не позднее дня выхода работника на работу;
- в случае выхода работника сверхурочно, в выходные или праздничные дни – не позднее следующего рабочего дня после такого выхода с указанием количества отработанных часов и способов компенсации (отгул или оплата в двойном размере).
Учет сверхурочной работы/работы в выходной (праздничный) день осуществляется в рамках предоставления прав на использование Интеграционных модулей (Опций) к Тарифу;
- во всех остальных случаях – в сроки, установленные п. 2.8. настоящих Правил.
2.9.1 Ответственность за несвоевременное начисление соответствующих выплат в связи с нарушением Лицензиатом сроков представления информации и/или подтверждающих документов возлагается непосредственно на Лицензиата.
2.9.2. В случае если Лицензиат в установленные сроки не представил Лицензиару сведения, необходимые для расчета, расчет выплат производится по предоставленным и/или имеющимся данным. Лицензиар по запросу Лицензиата вправе осуществить срочный расчет выплаты и подготовить платежные документы в день поступления такого запроса от Лицензиата. Право на дополнительное функциональное использование Платформы и применения опции «срочный расчет» предоставляется в соответствии с Тарифами Лицензиара, Условиями использования отдельных сервисов и Индивидуальными условиями, в случае их предоставления Лицензиату.
2.10. Ведение трудовой книжки является обязанностью Лицензиата. Лицензиат самостоятельно вносит соответствующую запись в трудовую книжку работника, обеспечивает сохранность трудовой книжки на весь период работы сотрудника. Лицензиар по запросу Лицензиата вправе подготовить текст записи в трудовую книжку, которую необходимо вписать.
2.11. Лицензиат обязуется сообщить Лицензиару информацию об увольнении работника не позднее, чем за 3 (три) рабочих дня до даты увольнения, а также об основаниях увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон и тому подобное).
2.11.1. В случае нарушения Лицензиатом установленного срока уведомления Лицензиар вправе произвести соответствующий расчет при увольнении, подготовить платежные и документы при увольнении в срок до 3 (трех) рабочих дней, начиная со дня поступления такого уведомления от Лицензиата.
2.11.2. Ответственность за несвоевременное начисление соответствующих выплат и выдачу документов при увольнении в связи с нарушением сроков представления информации и/или документов возлагается на Лицензиата.
2.11.3. Лицензиар по запросу Лицензиата вправе осуществить срочный расчет выплаты и подготовку документов при увольнении в день поступления такого запроса от Лицензиата. Право на дополнительное функциональное использование Платформы и применения опции «срочный расчет» предоставляется в соответствии с Тарифами Лицензиара, Условиями использования отдельных сервисов и Индивидуальными условиями, в случае их предоставления Лицензиату.
2.12. В случае, если увольнение происходит не по инициативе работника, а также если имеются иные обстоятельства, влияющие на размер выплат работнику (увольнение по причине сокращения штата, прогулы, удержания в рамках материальной ответственности и прочее), Лицензиат обязуется предоставить соответствующую информацию и/или документы Лицензиару не позднее, чем за 3 (три) рабочих дня до даты увольнения.
2.13. Лицензиат обязуется сообщать Лицензиару информацию о кадровых перемещениях работника (окончание испытательного срока, перевод на другую должность, повышение оклада, внутреннее совместительство и т.д.) в срок не позднее, чем за 3 (три) рабочих дня до даты такого перемещения.
2.14. В рамках Тарифа Лицензиар вправе по запросу Лицензиата подготовить следующие документы по типовым формам (шаблонам) в отношении работников Лицензиата:
- приказ о приеме на работу;
- личная карточка работника;
- заявление на выплату заработной платы;
- заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (если не выбран способ ведения трудовой книжки на прошлом месте работы);
- шаблон (образец) трудового договора (типовой договор с заполненными реквизитами Лицензиата и работника; прочие условия работы, в том числе график работы, место работы и трудовые обязанности заполняются Лицензиатом самостоятельно);
- приказ о кадровом перемещении работника;
- приказ о премировании (в Тариф входит одна премия сотруднику в месяц);
- приказ о предоставлении отпуска;
- приказ об увольнении;
- сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р;
- выписку из формы ЕФС-1;
- выписку из раздела 3 РСВ;
- расчетный листок для уволенных сотрудников;
- справки по форме 2-НДФЛ (в Тариф входит одна справка в год на сотрудника);
- справки о месте работы (в Тариф входит одна справка в год на сотрудника);
- график отпусков;
- бланк согласия работника на обработку персональных данных;
- расчетные листки на каждого работника;
- иные документы, связанные с расчетом заработной платы, включая шаблоны заявлений на отпуск, на увольнение, на выплату пособия, предоставления налогового вычета и т.п.
Стороны также вправе согласовать функциональное использование Платформы по подготовке иных документов за дополнительное вознаграждение в соответствии с Тарифами Лицензиара, Условиями использования отдельных сервисов и Индивидуальными условиями, в случае их предоставления Лицензиату.
Срок составления документов зависит от сложности работы и согласовывается с Лицензиатом дополнительно.
2.15. Лицензиар оставляет за собой право принимать решение об изменении программного обеспечения, в котором он будет осуществлять кадровый учет и учет заработной платы и отчислений.
2.16. Лицензиар вправе самостоятельно выбирать даты подготовки налоговых платежей с заработной платы сотрудников Лицензиата при условии, что эта дата не будет нарушать установленный законодательством РФ срок уплаты таких платежей.
2.17. Лицензиат обязуется предоставить информацию, запрашиваемую Лицензиаром, по всем сотрудникам (физическим лицам, выполнявшим работы / услуги по договорам гражданско-правового характера и прочим физическим лицам), работавшим с 1 января текущего года вне зависимости от даты и месяца предоставления права на использование Платформы по Тарифу. В случае если Лицензиат в периоды, предшествующие дате предоставления прав на функциональное использование Платформы по Тарифу, был обязан, но не производил исчисление и уплату налогов и взносов с выплат физическим лицам, а также не сдавал соответствующую отчетность в государственные контролирующие органы, Лицензиат обязуется оплатить дополнительное вознаграждение по дополнительным предоставленным опциям по подготовке и предоставлению соответствующей отчетности в соответствии с Тарифами Лицензиара, Условиями использования отдельных сервисов и Индивидуальными условиями, в случае их предоставления Лицензиату.
2.18. В случае, если Лицензиат вносит изменения в суммы заработной платы работников за месяцы, за которые уже были произведены расчеты, включая, но не ограничиваясь, представление больничных листов, то сведения по внесению соответствующих корректировок в данные прошлых периодов оплачиваются Лицензиатом дополнительно в соответствии с Тарифами Лицензиара, Условиями использования отдельных сервисов и Индивидуальными условиями, в случае их предоставления Лицензиату.
2.19. Лицензиар формирует и передает Лицензиату для предоставления их посредством телекоммуникационных каналов связи (либо направляет самостоятельно в случае оформления МЧД):
- отчеты по начислениям налогов и взносов с заработной платы (в территориальную инспекцию ФНС России, СФР);
- сведения о трудовой деятельности работников;
- уведомления об исчисленных суммах налогов, авансовых платежей по налогам, сборов, страховых взносов.
Отчеты для распечатки на бумажном носителе и самостоятельной их сдачи Лицензиатом предоставляются Лицензиаром в формате PDF.
2.20. Лицензиар не осуществляет составление и направление отчетов и иных документов в органы, отличные от перечисленных в п. 2.19 настоящих Правил.
2.21. Лицензиар вправе по запросу Лицензиата сформировать отчеты в органы Федеральной службы государственной статистики РФ (в случае включения Лицензиата в выборку статистического наблюдения). Под выборкой статистического наблюдения понимается направление Лицензиату от органа Федеральной службы государственной статистики РФ соответствующего уведомления о необходимости сдачи того или иного статистического отчета. Лицензиат самостоятельно уведомляет Лицензиара о факте получения такого уведомления и о его содержании. Лицензиар не несет ответственности, если Лицензиатом не предоставлено соответствующее уведомление. Вознаграждение за предоставление прав на функциональное использование Платформы по составлению отчета в органы Федеральной службы государственной статистики РФ определяется в соответствии с Тарифами Лицензиара, Условиями использования отдельных сервисов и Индивидуальными условиями, в случае их предоставления Лицензиату.
2.22. Лицензиар вправе по запросу Лицензиата сформировать и передать отчет Лицензиату для его предоставления в Федеральную службу судебных приставов РФ. Вознаграждение за предоставление прав на функциональное использование Платформы по составлению отчета в Федеральную службу судебных приставов РФ определяется в соответствии с Тарифами Лицензиара, Условиями использования отдельных сервисов и Индивидуальными условиями, в случае их предоставления Лицензиату.
2.23. Лицензиар не осуществляет постановку Лицензиата на учет в контролирующих органах или иных органах власти. В том числе Лицензиар не осуществляет постановку Лицензиата на воинский учет, на учет в Роскомнадзор, Росприроднадзор.

3. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
3.1. Рабочий день Лицензиара ограничивается периодом времени с 09:00 часов по 18:00 часов по Московскому времени в рабочие дни и в соответствии с производственным календарем.
3.2 Стороны определили, что для постановки задач/направления запросов и обмена информацией, в том числе документами используется Коммуникационная часть Сервиса.
Стороны подтверждают, что указанный канал взаимодействия они признают юридически значимым, все документы и сведения, отправленные посредством указанного в настоящем пункте канала взаимодействия, считаются подписанными простой электронной подписью.
3.3. При получении задачи от Лицензиата Лицензиар обязуется ее решить в сроки, предусмотренные Лицензионным договором-офертой, настоящими Правилами, иными Приложениями, Условиями использования отдельных сервисов и Индивидуальными условиями, в случае их предоставления Лицензиату.
3.4. Если ни одно условие Лицензионного договора-оферты, Приложений к нему, Условия использования отдельных сервисов и Индивидуальные условия, в случае их предоставления Лицензиату, не устанавливают сроков для решения задачи, Стороны вправе согласовать срок исполнения через Коммуникационную часть Сервиса.
3.5. Лицензиар не несет ответственность за штрафные санкции, возникшие до даты предоставления прав на использование Платформы по Тарифу, а равно как и за штрафные санкции, возникшие после отказа Лицензиата от использования Платформы (Тарифа). Указанные периоды относятся к зоне ответственности Лицензиата, и все штрафные санкции, принадлежащие к данным периодам, разрешаются Лицензиатом за счет собственных средств.
3.6. При подготовке документов и/или совершение иных действий, связанных с надлежащим исполнением обязательств Стороны определили, в случае если юридически значимые даты приходятся на выходной или праздничный день, исчисление срока исполнения переносится на ближайший рабочий день.
3.7. Лицензиар не несет ответственность за все экономические сделки Лицензиата и их последствия. Все риски, связанные с ведением бизнеса, Лицензиат несет самостоятельно и в полном объеме.
3.8. Лицензиар вправе запрашивать любую документацию и (или) сведения у Лицензиата, значимые для расчета налогов и/или составления отчетности. Лицензиат не вправе отказать Лицензиару в предоставлении таких документов и (или) сведений. В противном случае с Лицензиара снимается ответственность за полноту и правильность составления отчетности, а также рассчитанных сумм.
Ответственность за любое несвоевременное составление и/или представление документов Лицензиаром по причине нарушения Лицензиатом сроков представления информации (сведений, документов) несет Лицензиат.
3.9. В случае если Лицензиат нарушает условия предоставления документов и информации (сведений), поименованных в настоящих Правилах и в Лицензионном договоре, с Лицензиара снимается любая ответственность за достоверность, правильность и полноту отчетности и расчетов налогов.
3.10. Лицензиар имеет право отказать Лицензиату в отражении любой операции, если такой способ отражения операции прямо нарушает законодательство РФ, а также положения и правила бухгалтерского и налогового учета.
3.11 Лицензиат в полном объеме несет ответственность за сохранность первичной документации в соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ (ред. От 13.12.2024) «Об архивном деле в РФ».
3.12. Настоящие Правила являются неотъемлемой частью Лицензионного договора-оферты, размещены на сайте Лицензиара по адресу: https://psbuh.ru Вопросы, которые не отражены в настоящих Правилах, регулируются Лицензионным договором-офертой, Тарифами Лицензиара., иными Приложениями, Условиями использования отдельных сервисов и Индивидуальными условиями, в случае их предоставления Лицензиату.